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Questions/réponses

Remboursement forfaitaire des frais professionnels

Publié le

Question

J’emploie plusieurs salariés pour exercer une fonction de représentation commerciale. Puis-je leur rembourser leurs frais professionnels sur une base forfaitaire plutôt que sur justificatifs, afin de faciliter la gestion des notes de frais ?

Réponse

Tout employeur doit rembourser les dépenses avancées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. Et si, en général, ce remboursement de frais professionnels s’effectue, pour chaque dépense engagée, sur justificatifs fournis par le salarié, les tribunaux acceptent cependant que ce remboursement puisse se faire par le biais d’une allocation forfaitaire, versée en principe chaque mois en complément du salaire.

Mais attention, une telle possibilité – qui prend tout son sens lorsque les frais professionnels sont récurrents et d’un montant globalement constant – est soumise à plusieurs conditions. En premier lieu, vous devez obtenir l’accord de chaque salarié concerné. Ensuite, la rémunération finalement perçue par ce salarié doit toujours être au moins égale au Smic (ou au minimum conventionnel s’il lui est supérieur). Enfin, la somme forfaitaire allouée en remboursement des frais professionnels ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel engagé.

Illustration :
ainsi récemment, les magistrats ont considéré qu’un remboursement forfaitaire de frais professionnels était manifestement disproportionné dès lors que ce remboursement était structurellement insuffisant et qu’il ne couvrait en moyenne qu’un tiers des sommes engagées par un salarié qui exerçait une activité itinérante de conseiller en gestion du patrimoine.

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